如何制作报表进行数据分析（文员必学的基本知识）

在工作中，经常会制作并填写各种报表（如下图），然后对数据进行统计汇总。

例如：要对公司员工的个人信息统计，填写：哪个部门、什么学历、职称等等。通常我们都是选中该单元格输入内容，或者复制之前填写好的项目，这样不仅工作效率低下，而且会给后期汇总数据造也不必要的麻烦。

在此，我们只需要利用EXCEL中的数据验证（数所的有效性）制作下拉菜单（列表），然后用鼠标点选，就不需要自行输入，如下图所示：

下面，我们就给大家讲一下在EXCEL中制作下拉菜单的方法。

一级下拉菜单:

操作步骤：

1先准备好需要点选的部门项目。或将1区域命名为部门序。如图所示：

2选中要设置的区域 G2:G20 选择“数据”选项卡数据工具 选项卡数据验证 （OFFICE 2013以下的版本为 数据有效性）. 如图所示：

3 点”设置”在“允许”选项内选“序列”在 “来源”处输入，方法有3种。如图所示：

多级下拉菜单:

操作步骤：

1先准备好需要点选内容。如图所示：

2分别为每一级别命名。

方法：选中每一级别在名称框内输入相应的名称。如图所示：

最终效果如图所示：

3 一级下拉菜单 前面已讲解，这就不再赘述。

在此，讲一下二级下拉菜单的制作。

选中要设置的区域数据数据验证

点”设置”在“允许”选项内选“序列”在 “来源”处输入 =INDIRECT(K2)

4 同理，可以制作出三级下拉菜单。

以上方法，希望对您在办公中有所帮助和提升。听了下拉菜单的制作，您学会了吗？请期待下一期的精彩分享吧！

教师简介

付老师

上海非凡进修学院资深办公Office培训讲师；多次为企业、集团培训办公Office软件，获高度评价；浦东软件园外聘办公Office讲师；获取 国家教育部电教办计算机教育培训的计算机应用类工程师获取「国际权威职业化办公认证」-Microsoft Office Specialist认证；